Elektronische Kommunikation

Zur sicheren elektronischen Kommunikation bietet Ihnen die Stadt Solingen zwei Möglichkeiten an.

Nutzung von De-Mail

Als Nutzer von De-Mail können Sie insbesondere auch vertraulichen Schriftverkehr mit der Stadt Solingen führen über die De-Mail-Adresse

post@solingen.de-mail.de

Wenn Sie eine De-Mail an diese zentrale De-mail-Adresse der Stadt Solingen senden, wird Ihre De-Mail innerhalb der Stadtverwaltung an die zuständige Stelle weitergeleitet.

Wir gehen hierbei davon aus, dass Sie für diese Angelegenheit auch eine Antwort per De-Mail wünschen, die wir Ihnen dann baldmöglichst übersenden werden.

Wenn Sie ggf. andere De-Mail-Adressen der Stadt Solingen für bestimmte Aufgabenbereiche nutzen, beachten Sie bitte, dass hierfür der Zugang durch die Stadt Solingen nur für diese jeweiligen Aufgaben und nicht allgemein eröffnet ist. Eingehende De-Mails für andere Aufgabenbereiche werden hier aber auch baldmöglichst an die zuständige Stelle der Stadt Solingen weitergeleitet.

Schriftformgebundene Schreiben, die Ihre Unterschrift erfordern

Sie können De-Mail bei der Stadt Solingen sowohl für formlose als auch für schriftformgebundene  rechtsverbindliche Schreiben nutzen.

Sollte durch Gesetz die Schriftform für bestimmte Schreiben angeordnet sein, wäre grundsätzlich Ihre eigenhändige Unterschrift erforderlich. Wir haben den Zugang aber auch für schriftform-wahrende De-Mails eröffnet. Dies ersetzt Ihre eigenhändige Unterschrift. Nutzen Sie hierfür aber bitte unbedingt die Versandoption nach § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes „absenderbestätigt“.

Schließen Ihres De-Mail-Postfachs

Sollten Sie Ihr De-Mail-Postfach wieder schließen / beenden, bitten wir um eine entsprechende Mitteilung, damit wir nicht weiter mit Ihnen per De-Mail kommunizieren.

Virtuelle Poststelle (VPS)

Für die rechtsverbindliche und/oder verschlüsselte elektronische Kommunikation per E-Mail steht Ihnen auch die Virtuelle Poststelle Solingen zur Verfügung:

VPS@solingen.de

(bitte hierbei unbedingt die Groß-/Kleinschreibung beachten!)

Signierte / verschlüsselte E-Mails können bei der Stadt Solingen nur unter dieser E-Mailadresse verarbeitet werden.

Die auf diesem Weg eingehenden E-Mails werden innerhalb der Stadtverwaltung an die zuständige Stelle weitergeleitet.

Übermittlung mit qualifizierter elektronischer Signatur

Hierbei wird für rechtsverbindliche Schreiben Ihre ansonsten benötigte eigenhändige Unterschrift durch eine „qualifizierte elektronische Signatur“ am Computer ersetzt.

Zur Nutzung dieses Dienstes benötigen Sie für Ihren Computer ein marktübliches Kartenlesegerät und eine Signaturkarte eines autorisierten Anbieters. Die Stadt Solingen kann derzeit Signaturen folgender Trustcenter auf Echtheit und Gültigkeit prüfen:

  • S-Trust
  • Bundesnotarkammer
  • DATEV eG
  • Deutsche Post Com GmbH
  • D-Trust
  • TeleSec
  • TC TrustCenter

Wir bitten um Verständnis, dass wir derzeit Signaturen anderer Anbieter nicht zulassen können.

E-Mails, die über die oben genannte VPS-Mailadresse bei der Stadt Solingen eingehen, erhalten einen akkreditierten Zeitstempel, der den Eingang der Nachricht sekundengenau dokumentiert. Zur Wahrung von Fristen ist dieser Zeitstempel entscheidend.

Verschlüsselung

Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer E-Mails an die VPS-Mailadresse können Sie diese auch verschlüsseln. Die Stadt Solingen nutzt hierfür das Verschlüsselungsverfahren S/MIME.

Für die Verschlüsselung stellt die Stadt Solingen einen sogenannten „öffentlichen Schlüssel“ zum Download bereit.

Sollten bei der Entschlüsselung Ihrer E-Mail Probleme auftreten, so werden Sie von der Stadt Solingen hierüber informiert.

Dateianhänge

Bei allen E-Mails oder De-Mails mit Dateianhängen an die Stadt Solingen beachten Sie bitte, dass die Stadt Solingen nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Folgende Dateiformate können derzeit verarbeitet werden:

  • Adobe Acrobat (.pdf)
  • Rich-Text-Format (.rtf)
  • Microsoft Word (.docx)
  • Microsoft Excel (.xlsx)
  • Microsoft Powerpoint (.pptx, .ppsx)
  • Joint Picture Export Group (.jpg, .jpeg)

Diese Liste wird fortlaufend aktualisiert. Die Verarbeitung von Dateianhängen anderer Formate ist in der Regel nicht möglich. Im Einzelfall können Sie die Nutzung abweichender Formate vorab mit dem Empfänger bei der Stadt Solingen verabreden.

Aus Sicherheitsgründen werden Dateianhänge mit bestimmten Dateiendungen von unserem Mailsystem vor der Zustellung aus eingehenden Mails gelöscht. Dies betrifft unter anderem sämtliche ausführbaren Dateien. Auch ZIP-Dateien werden nicht zugestellt, weil diese verschlüsselt werden können und dann von unserem Virenscanner nicht mehr prüfbar sind.

Nachfolgend die vollständige Liste aller geblockten Dateiendungen:

*.ad *.ade *.adp *.asp *.bas *.bat *.chm *.cmd *.com *.cpl *.crt *.exe *.hlp *.hta *.inf *.ins *.isp *.js *.jse *.lnk *.mdb *.mde *.msc *.msi *.msp *.mst *.pcd *.pif *.reg *.scr *.sct *.shb *.shs *.url *.vb *.vbe *.vbs *.vsd *.vss *.vst *.vsw *.ws *.wsc *.wsf *.wsh *.zip

Sollte die dringende Notwendigkeit bestehen, eine Datei mit einer solchen Endung an die Stadt Solingen zu versenden, setzen Sie sich bitte vorher mit dem Adressaten in Verbindung.

In allen genannten Fällen erhalten Sie keine weitere Information über geblockte / gelöschte Dateianhänge Ihrer E-Mail / De-Mail.

Diese Hinweise gelten nur für die elektronische Kommunikation mit der Stadt Solingen und gelten nicht für Verweise auf Angebote Dritter, wie z.B. anderer Behörden.

Downloads

Ihr Kontakt für Fragen rund um die sichere E-Mail-Kommunikation mit der Stadt Solingen